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Sistema de Trabajo

CAJA CERRADA (La documentación la ordena el cliente y la entrega en una caja precintada)

Un vehículo propiedad de Archivo Total retirará del domicilio del cliente las cajas cerradas. Cuando las cajas sean retiradas por personal de Archivo Total, ambas partes firmarán un remito detallando la cantidad de cajas retiradas.

Arribadas las cajas a la planta operativa de Archivo Total se les colocará la numeración correspondiente y la nomenclatura referida a la ubicación que tendrán en las estanterías. Vía correo electrónico se remitirá al cliente una planilla en formato Excel donde figurará el número asignado a cada caja. Cuando el cliente requiera documentación, solicitará la o las cajas requeridas por la numeración que previamente se le asignó a las mismas. Una vez consultada la documentación, el cliente solicitará a Archivo Total que le sean retiradas las cajas involucradas en la consulta para ser devueltas a sus respectivos lugares en las estanterías.

Archivo Total llevará un control de las cajas egresadas y reingresadas de manera de conocer fehacientemente si las mismas se encuentran en su planta o en poder del cliente. El mismo procedimiento descripto se utilizará para las nuevas entregas de documentación que requiera el cliente. En los casos enumerados anteriormente, el cliente solicitará la cantidad de cajas vacías que piensa utilizar para su llenado.

CAJA ABIERTA (La documentación la ordena Archivo Total)

Archivo Total retirará del domicilio del cliente la documentación para archivar y organizar con las indicaciones del mismo respecto de la modalidad de archivo que prefiera. En su planta, Archivo Total ordenará la documentación respetando las indicaciones recibidas y la colocará en cajas Archivo Total colocando en el lugar previsto el contenido de cada caja, la numeración asignada y la nomenclatura de ubicación en las estanterías.

A medida que este trabajo vaya avanzando se confeccionará una planilla en formato Excel que incluirá los datos respecto al contenido de cada caja y su número asignado. Este archivo se le enviará al cliente mediante correo electrónico para su manejo y conocimiento. Cuando el cliente necesite consultar documentación la solicitará aclarando en qué número de caja se encuentra. Podrá solicitar la caja completa o el o los documentos que precise, los cuales les serán enviados por mail o físicamente según su necesidad.

Una vez consultada la documentación (para los casos de envíos físicos), el cliente solicitará a Archivo Total el retiro de la documentación consultada para que sea reintegrada a su lugar de origen. Archivo Total llevará un control del la documentación entregada al cliente de manera tal de conocer en qué lugar se encuentra la misma. El mismo procedimiento descripto se utilizará cada vez que el cliente entregue documentación nueva para su administración y guarda. La facturación de este servicio surgirá de la cantidad de cajas informadas mensualmente como ingresadas al sistema y a las estanterías.

Plazo Previsto

Dado que la documentación será retirada del domicilio del cliente con un ordenamiento provisorio que permite operarla, una vez arribada a la planta de Archivo Total y mientras se concluye con el ordenamiento definitivo y se ingresa al sistema operativo se podrán responder las consultas que sean necesarias.

Medidas de las cajas

Largo: 44 cm - Ancho: 33 cm - Alto: 26 cm - Capacidad: Hasta 15 Kg. de documentación.

Tiempos de respuesta

Los tiempos estipulados para responder las consultas son de hasta 24 horas excepto que se trate de una cantidad de documentos que requieran un tiempo mayor, en cuyo caso Archivo Total acordará con el cliente el plazo necesario.

Recepción de nueva documentación

Con la periodicidad que el cliente requiera, un vehículo de Archivo Total retirará la documentación que será ubicada en nuevas cajas con los criterios antes descriptos.